VEDTÆGTER
for foreningen
SØBYGAARDS VENNER
rev. 2 vedtaget på ekstraordinær generalforsamling d. 20. juni 2021
1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er ”SØBYGAARDS VENNER"
1.2. Foreningens hjemsted er ÆRØ Kommune.
1.3. Foreningens hjemmeside er www.soebygaardsvenner.dk. Al information om foreningen selv og aktiviteter på Søbygaard samt billetbestilling, skal findes der.
1.4. Foreningen er en "almindelig forening" og skal være registreret som sådan i CVR registeret, grundet indberetningspligt overfor Skat for honorarer til kunstnere, musikere og andre der udfører et stykke arbejde for foreningen.
2. Formål.
2.1. Foreningens formål er at bevare og økonomisk understøtte vedligeholdelse og ordinær drift af Søbygaard, samt at give stedets fysiske rammer et kulturhistorisk indhold i overensstemmelse med stedets og hele Ærøs historiske baggrund. Det være sig eventuelt ved afholdelse af de klassiske Søbygaardkoncerter, arrangere udstillinger eller på anden måde initiere kulturelt og lokalt liv på Søbygaard.
3. Medlemskab.
3.1. Som medlem kan foreningens bestyrelse optage personer og institutioner, der er interesseret i at bevare Søbygaard jævnfør formålsparagraffen §2.1.
3.2. Bestyrelsens afgørelse om medlemskab kan indbringes for generalforsamlingen, der træffer beslutning ved simpel stemmeflerhed.
3.3. For medlemskab betales et årligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen, og som giver adgang til at stemme ved generalforsamlinger i medlemsperioden.
3.4. Medlemskab giver adgang til at afgive stemme ved fremmøde på generalforsamlingen. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Ingen kan afgive mere end 1 stemme.
3.5. Medlemmernes bidrag giver ikke ret til nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.
3.6. Medlemmerne hæfter ikke personligt for foreningens eventuelle kreditorgæld, gældsstiftelse, pantsikkerhed, kautionering eller anden gæld optaget af foreningen eller i foreningens navn.
3.7. Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer, der offentligt eller på anden måde modvirker foreningens formål. Eksklusionen kan af den ekskluderede eller ethvert andet foreningsmedlem forelægges generalforsamlingen, der træffer den endelige beslutning ved simpel stemmeflerhed.
3.8. Al information relevant for medlemmerne, skal forefindes på foreningens hjemmeside.
4. Generalforsamlingen.
4.1. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
4.2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden 1. maj. Den indkaldes af bestyrelsen med et varsel på mindst 14 dage og bekendtgøres i mindst ét af de lokale blade/aviser og på foreningens hjemmeside. Udenøs medlemmer skal indkaldes ved e-mail, dog kun hvis mailadressen er opgivet til foreningen.
4.3. I indkaldelsen skal der meddeles, hvilke forslag, der er fremsat til behandling. De fremsatte forslag skal foreligge færdigudformede og til gennemsyn hos formanden ved indkaldelsen. Relevant information i relation til de stillede forslag, skal ligge tilgængeligt for medlemmer, på foreningens hjemmeside mindst 14 dage før afholdelse af generalforsamlingen.
4.4. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset det fremmødte antal medlemmer. Undtaget herfor er vedtægtsændringer jævnfør §8.1.
4.5. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende:
• Valg af dirigent.
• Formandens beretning.
• Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
• Bestyrelsens forslag.
• Indkomne forslag.
• Valg af bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.
• Valg af revisor og revisorsuppleant.
• Kontingentfastsættelse.
• Eventuelt.
4.6. Forslag, som ikke er fremsat af bestyrelsen, og som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde 14 dage inden generalforsamlingen. Senere indkomne forslag kan af bestyrelsen optages til behandling.
4.7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes senest 1 måned efter beslutning fra den ordinære generalforsamling eller efter at 3 bestyrelsesmedlemmer eller 1/ 3 af foreningens medlemmer skriftligt og med begrundelse har krævet det. Forslag til dagsorden og forslag til beslutning indsendes samtidig med begæring om ekstraordinær generalforsamling.
4.8. Ekstraordinær generalforsamling indvarsles senest 14 dage for afholdelsen på den i §4.2 angivne måde.
4.9. Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpel stemmeflerhed, jf. dog §8 og §9.2. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.
4.10. Afstemningen skal foregå skriftligt, hvis blot et medlem ønsker det.
4.11. I henhold til de på generalforsamlingen vedtagne beslutninger, indføres disse i referatet, der godkendes af dirigenten.
5. Bestyrelsen.
5.l. Bestyrelsen består af 6-8 medlemmer og 2 suppleanter, valgt af og blandt foreningens medlemmer. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder og give sin mening til kende, men har ikke stemmeret før varigt forfald/fravær af ét bestyrelsesmedlem.
5.2. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
5.3. Foreningens formand er født medlem af bestyrelsen for "Den selvejende institution Søbygaard”. Formanden for "Den selvejende institution Søbygaard" er født medlem af Søbygaards Venners bestyrelse.
5.4. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen og suppleanter vælges for 1 år ad gangen.
5.5. Genvalg kan finde sted.
5.6. Bestyrelsen afholder møder, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
5.7. Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
5.8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede, dog jævnfør §5.1 vedrørende suppleanter.
5.9. Sekretæren skriver referat af bestyrelsesmøderne hvori beslutninger nedfældes. Divergerende meninger indføres kort. Referatet bliver tilsendt alle i bestyrelsen. Referatet er godkendt, hvis ikke der indenfor en uge er meddelt andet via e-mail til samtlige i bestyrelsen. Ellers tilføjes ændringerne og sendes ud på samme vis.
5.10. Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter eller tidligere medlemmer af bestyrelsen, hæfter ikke personligt for foreningens eventuelle kreditorgæld, gældsstiftelse, pantsikkerhed, kautionering eller anden gæld optaget af foreningen eller i foreningens navn.
5.11. Bestyrelsesmedlemmer kan kun disponere eller udtrykke sig i bestyrelsens navn efter bestyrelsens samtykke, eller under udførelsen af bestyrelseshvervet herunder udførelsen af en bestyrelsen given opgave, det være sig stort som småt, økonomisk eller andet.
5.12. Hvis nogen uden for bestyrelsen er givet fuldmagt til at handle på foreningens vegne, kan disse kun disponere eller udtrykke sig i bestyrelsens navn efter bestyrelsens samtykke, eller under udførelsen af bestyrelseshvervet herunder udførelsen af en bestyrelsen given opgave, det være sig stort som småt, økonomisk eller andet.
5.13. Det er ikke muligt at blive medlem af bestyrelsen, hvis de familiære relationer til siddende medlemmer, indbefatter nære relationer. Nær relation, vil i tvivlstilfælde eller på anfordring af blot ét medlem af Søbygaards Venner, blive defineret af den siddende bestyrelse i henhold til §5.1, §5.7 og §5.8.
5.14. Et bestyrelsesmedlem er inhabil i beslutningsprocessen vedrørende en sag, når sagen, økonomisk eller personligt, vedrører vedkommende selv, har familiære relationer, foreningsrelationer eller vedkommende på anden måde er knyttet til én af parterne i sagen. I tvivlstilfælde besluttes inhabiliteten af den siddende bestyrelse i henhold til §5.1, §5.7 og §5.8.
6. Regnskab.
6.1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
6.2. Revisor og revisorsuppleant vælges for et år ad gangen og kan ikke samtidig være medlem af bestyrelsen.
6.3. Genvalg kan finde sted.
6.4. Regnskabet skal være afsluttet hvert år senest 1. marts, hvorefter det revideres og tilsendes bestyrelsen og forelægges til godkendelse på første ordinære generalforsamling.
6.5. Der skal udfærdiges et selvstændigt koncertregnskab - som en del af det ordinære regnskab - til brug ved søgning af fondsstøtte for Søbygaardkoncerterne. Dette delregnskab vil være endeligt afsluttet når sidste koncertpost er endelig effektueret.
7. Foreningstegning.
7.1. Foreningen forpligtes af den samlede bestyrelse. Dog omfattes økonomiske forpligtelser ikke, jævnfør §5.10.
7.2. Formanden og kassereren er bemyndiget til, i forening, at disponere over foreningens midler, jævnfør dog §7.3, §7.4 og §7.5.
7.3. Ved udlæg, gældsstiftelse, pantsikkerhed eller kautionering for andre end foreningen selv, skal dette dog besluttes på et bestyrelsesmøde jævnfør §5.7, §5.8, §5.9 og §5.14.
7.4. Ved enkeltstående udlæg, gældsstiftelse, pantsikkerhed eller kautionering for andre end foreningen selv, på mere end 50% af foreningens formue, dog mindst kr. 50.000,-, skal dette dog vedtages på en generalforsamling jævnfør §4.3, §4.4, §4.8 og §4.9.
7.5. Der kan ikke gennemføres udlæg, gældsstiftelse, pantsikkerhed eller kautionering for andre end foreningen selv, hvis foreningens aktuelle formue er mindre end kr. 50.000,-, eller hvis et effektueret tab på udlæg, gældsstiftelse, pantsikkerhed eller kautionering, aktuelt vil bringe foreningens formue på under kr. 50.000,-.
8. Vedtægtsændringer.
8.1. Nuværende vedtægter kan kun ændres på generalforsamlingen og kun såfremt 2/ 3 af de fremmødte stemmer for og kun såfremt 1/ 3 af medlemmerne er til stede. Hvis generalforsamlingen ikke er beslutningsdygtig, kan en efterfølgende generalforsamling vedtage de fremsatte forslag uanset det fremmødte antal medlemmer.
9. Opløsning.
9. 1. Bliver det umuligt, uønskeligt eller uhensigtsmæssigt at videreføre foreningen, skal forslag om dens opløsning behandles på en ekstraordinær generalforsamling.
9.2. Forslaget kan kun vedtages såfremt 2/3 af de fremmødte stemmer for og kun såfremt 1/ 3 af medlemmerne er til stede. Hvis generalforsamlingen ikke er beslutningsdygtig, kan en efterfølgende generalforsamling vedtage de fremsatte forslag uanset det fremmødte antal medlemmer.
9.3. I tilfælde af foreningens opløsning træffer generalforsamlingen bestemmelse om anvendelse af foreningens midler i overensstemmelse med foreningens formåls paragraf eller i dennes ånd.